Совершенно очевидно, что в подавляющем большинстве случаев современные информационные технологии являются автоматизированными, при этом автоматизация информационных технологий базируется на использовании информационных процессов и систем.
Автоматизация базируется на использование средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого программного обеспечения. Она позволяет преобразовать и видоизменить отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии.
Автоматизированные технологии предназначены для формирования и использования автоматизированных систем.
Автоматизированная система (АС) состоит из взаимосвязанной совокупности подразделений организации (персонала) и комплекса средств автоматизации деятельности, и реализует автоматизированные функции по отдельным видам деятельности.
В зависимости от сферы автоматизированной деятельности АС делятся на:
Понятие «Автоматизированная система управления» в России стало использоваться в 1950-е г. Основное назначение АСУ – это получение высокой эффективности разработки, внедрения и эксплуатации различных по назначению производственных систем.
Интенсивное применение таких систем начинается с 1970–1980 гг. Оно было направлено в основном на облегчение рутинных операций. Появление АСУ обусловлено необходимостью совершенствования организационной структуры управления предприятием, организацией, учреждением и т.п. В качестве технических средств АСУ получили использование многомашинные, многопроцессорные комплексы, образующие с помощью ЭВМ и информационных сетей распределенные системы обработки информации. При реализации АСУ обычно применяются автоматизированные рабочие места и участки.
Решаемые в АСУ задачи делят на задачи, требующие немедленного ответа и допускающие определенную его задержку по времени выполнения.
Разновидностью систем, широко применяемых в различных предметных областях и сферах, являются информационные системы (ИС), основной целью которых является хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам.
Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Автоматизированная информационная технология (АИТ) – это совокупность методов и средств сбора, регистрации, обработки, передачи, накопления, поиска и защиты информации, ориентированных на использование программно-технических средств и средств связи (телекоммуникаций), включающая совокупность способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.
Различают шесть этапов развития АИТ, характеризуемых такими признаками, как: поколение используемых ЭВМ, класс решаемых задач и тип используемой информационной технологии:
I этап: конец 1950 – начало 1960-х гг. Характерные особенности первого этапа:
- использование ЭВМ первого–второго поколений;
- использование ЭВМ для решения отдельных наиболее трудоемких задач (например, начисление зарплаты, материальный учет и т.д.);
- тип АИТ – частичная электронная обработка данных.
II этап: 1960 – начало 1970-х гг. Характерные особенности:
- использование ЭВМ второго–третьего поколений;
- электронная обработка плановой и текущей информации, хранение в ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажные носители;
- тип АИТ – электронная система обработки данных ( ЭСОД).
III этап: 1970-е г. Характерные особенности:
- использование ЭВМ третьего поколения;
- комплексная обработка данных на всех этапах управленческого процесса деятельностью предприятия, организации, переход к разработке подсистем АСУ;
- тип АИТ – централизованная автоматизированная обработка информации в условиях ВЦ и ВЦКП (вычислительного центра коллективного пользования).
IV этап: 1980-е г. Характерные особенности:
- использование ЭВМ четвертого поколения;
- развитие АСУ технологическими процессами (АСУПТ), система автоматизированного проектирования (САПР), АСУ предприятия (АСУП), отраслевого АСУ (ОАСУ), общегосударственных АСУ: планового, статистического и др.;
- тип АИТ – специализация технологических решений на базе мини-ЭВМ, ПЭВМ и удаленного доступа к массивам данных.
V этап: с конца 1980-х г. Характерные особенности:
- использование ЭВМ пятого поколения;
- кооперация, комплексное решение экономических задач; объектно-ориентированный подход; широкий спектр приложений; сетевая организация информационных структур; преобладание интерактивного взаимодействия пользователя с ЭВМ;
- тип АИТ – новые информационные технологии (НИТ), сочетающие средства вычислительной техники, средства связи (телекоммуникации) и оргтехники.
VI этап: с начала 2000 г. Характерные особенности:
- использование ЭВМ пятого–шестого поколения;
- глобализация информационных технологий, ориентация на комплексное удовлетворение услуг пользователей; интеграция информационных ресурсов, развитие геоинформационных технологий и систем, использование интеллектуальных и нано информационных технологий и систем;
- тип АИТ – новейшие информационные технологии (НИТ), сочетающие средства вычислительной техники, средства связи (телекоммуникации) и оргтехники; объединение (конвергенция) проводных и беспроводных технологий и систем связи.
Целью автоматизации информационных процессов является повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей. С ее помощью ликвидируются рутинные процедуры, сокращается время выполнения заданий, преобразуются, а порой и полностью изменяются технологические процессы, предоставляются пользователям новые виды информационных услуг и продуктов.
Основные задачи автоматизации информационных процессов заключаются в:
1) сокращении трудозатрат при выполнении традиционных информационных процессов и операций;
2) устранении рутинных операций;
3) ускорении процессов обработки и преобразования информации;
4) расширении возможностей осуществления статистического анализа и повышении точности учетно-отчетной информации;
5) повышении оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;
6) модернизации или полной замене элементов традиционных технологий;
7) расширении возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов за счет применения НИТ (автоматическая идентификация изданий, настольные издательские системы, сканирование текстов, СD и DVD, системы теледоступа и телекоммуникаций, электронная почта, другие сервисы Интернета, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.);
8) облегчении возможностей широкого обмена информацией, участия в корпоративных и других проектах, способствующих интеграции и т.п.
Способами обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий являются программное, техническое, лингвистическое, организационное и правовое обеспечение, используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию.
К основным принципам автоматизации информационных процессов относят: окупаемость, надежность, гибкость, безопасность, дружественность, соответствие стандартам.
Окупаемость означает затрату меньших средств, на получение эффективной, надежной, производительной системы, возможностью быстрого решения поставленных задач. При этом считается, что срок окупаемости системы должен составлять не более 2–5 лет.
Надежность достигается использованием надежных программных и технических средств, а также современных технологий. Приобретаемые средства должны иметь сертификаты и (или) лицензии.
Гибкость означает легкую адаптацию системы к изменению требований к ней, к вводимым новым функциям. Это обычно достигается созданием модульной системы.
Безопасность означает обеспечение сохранности информации, регламента-цию работы с системой, использование специального оборудования и шифров.
Дружественность заключается в том, что система должна быть простой, удобной для освоения и использования (меню, подсказки, система исправления ошибок и др.).
Применение информационных технологий на рабочем месте пользователя, автоматизированное рабочее место
Применение информационных технологий для различных категорий пользователей подразумевает формирование компьютерных программно-технических устройств и комплексов на рабочем месте пользователя в организации, учебном заведении, на дому и в других местах.
Для работы с АИС создают специальные рабочие места пользователей (в том числе работников), получившие название «автоматизированное рабочее место» (АРМ) – это комплекс средств, разных устройств и мебели, предназначенных для решения различных информационных задач, в т.ч. поиска информации, а также выполнения специалистами производственных заданий в соответствующей предметной области.
Под термином
«АРМ» обычно понимают комплекс программно-технических компьютерных средств, телекоммуникаций и оргтехники, предназначенный для решения конечным пользователем типовых задач управления, хранения, генерации, сбора и обработки информации практически в любой сфере деятельности на конкретном рабочем месте. За рубежом в первой половине 1970-х г. появился термин «work station», смысл которого во многом совпадает с понятием АРМ.Основные требования к аппаратным и программным средствам, используемым в АРМ, заключаются в обеспечении: технологичности выполняемых процедур, «дружественного» интерфейса и эргономичности (удобное расположение технических средств и мебели, высокое качество визуальной информации, простота осуществления диалога с подсказками при неправильных действиях пользователя, наличие средств печати и тиражирования документов, возможность ведения архива и др.).
Выделяют АРМ, предназначенные для: подготовки текстовых и графических документов; обработки данных, в том числе в табличной форме; создания и использования баз данных; проектирования и программирования; руководителя, секретаря, специалиста, программиста, технического и вспомогательного персонала и другие. При этом в АРМ используются различные операционные системы и прикладные программные средства, зависящие, главным образом, от функциональных задач и видов работ (административно-организационных, управленческих и технологических, персонально-творческих и технических).
Наметилась тенденция создания унифицированных АРМ, обслуживающих несколько предметных областей. Например, АРМ-аналитик, созданный на базе АРМ-статистика, значительно расширяет возможности последнего и позволяет осуществлять решение обширного комплекса функциональных задач.
Электронные документы, книги и библиотеки. Электронный офис
Электронный документ
- документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.Таким образом, электронные документы предполагают наличие цифровых, графических и текстовых и иных (в т.ч. мультимедийных) данных, представленных в машиночитаемой (электронной) форме, т.е. электронных текстов. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).
Электронные тексты
- электронные (машиночитаемые) документы, хранящиеся на любых машинных носителях данных, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах.ЭД могут: изначально существовать только в электронной среде, быть копиями (параллельными вариантами) печатных изданий; создаваться или записываться и читаться только с помощью компьютерной техники. ЭД характеризуются: типом электронной информации (программа, документ и др.), видом документов (текстовые, графические, аудиовидео статические и динамические и др.), способом образования (объединение файлов различной природы: текстовые, визуальные, аудиовизуальные, смешанные файлы разного характера, например, статико-динамические).
Разновидностью электронных документов являются электронные издания.
Электронное издание
- это издание, представляющее электронную запись информации (произведение) на каком-либо машиночитаемом носителе информации и рассчитанное на использование с помощью электронных технических устройств.Электронные издания (ЭИ) в значительной степени аналогичны традиционным печатным изданиям, но обладают дополнительными свойствами, позволяющими более полно реализовать возможности ЭД:
а) функционировать в различных средах, в том числе в Интернете;
б) хранить, индексировать и представлять сотни тысяч фрагментов полнотекстовой информации, а также метаданные об этих фрагментах;
в) осуществлять навигацию по структурам массивов фрагментов, поиск, просмотр, копирование и распечатку данных;
г) интегрироваться с электронными библиотеками.
Готовое ЭИ должно иметь чёткую иерархическую структуру расположения информационных объектов.
Некоторые виды ЭИ называют “синтетическими”, например, виртуальный книжный магазин с интерактивным гидом и рекламным буклетом, осуществляющий интерактивный заказ литературы и соответствующие банковские операции. Сетевые публикации характеризуются кратким временем существования электронных материалов, например, научно-технические публикации или популярные журнальные, газетные статьи обычно “живут” на сайтах в Интернете от одного до трёх месяцев. Важные преимущества ЭИ – возможность использования машиночитаемых материалов для включения их или их фрагментов в другие работы, воспользоваться ими до появления их печатных копий, удобство и оперативность обновления и др.
ЭИ представляют собой не только материалы средств массовой информации (СМИ), научно-технические и иные периодические публикации. Традиционная книжная продукция, может иметь электронные копии. В простейшем случае для этого не требуется выполнять какие-либо дополнительные виды работ, так как выпуск современных печатных книг осуществляется с помощью компьютерных программно-технических средств. Однако пользоваться свёрстанными электронными материалами книг, предназначенных для распечатки на бумажные носители, без дополнительной их обработки широкому кругу пользователей очень трудно. С этой целью такие документы специально обрабатывают или первоначально готовят электронные издания (книги), которые не имеют традиционных (как правило, печатных) оригиналов. Такие электронные документы называют электронными книгами.
Электронная книга
- это вид книги, хранящийся в электронном форме на любом машиночитаемом электронном носителе и включающий специальные средства навигации в ней.Электронная книга динамична и интерактивна. Она содержит “гиперсредства” (гиперссылки), сочетает текст с аудио- и видеоматериалами со звуковыми и оптическими эффектами и др. Её можно читать, а порой и изменять содержание, добавляя другую информацию. Электронные книги, как правило, защищаются от несанкционированного (нелицензионного) использования, с помощью специальных программ, а порой и оборудования для их чтения. Существуют, особенно в Интернете, бесплатные и частично бесплатные ЭД.
Выпускаются специальные технические устройства – “электронная книга
” (e-book или reader), дающие пользователям возможность с помощью ссылок получать доступ к различной связанной информации для нахождения нужных им материалов. Некоторые специальные программно-технические устройства, являющиеся электронными книгами (Book Reader), можно подключать к телефонному аппарату или информационной сети и автоматически копировать в них ЭД с определённых сайтов, например, сайтов издательств. Материалы электронных книг таким же образом или со стационарных компьютеров можно закачивать в различные неспециализированные переносные технические устройства, например, в ноутбуки, КПК и сотовые телефоны.Ряд компаний предлагают в Интернете большие коллекции ЭД, которые пользователь не может выгрузить на свой компьютер, но может распечатывать их постранично. Пользователь также может заказать найденную на сайте компании электронную книгу и взять её на определённый период времени (на прокат), ограничив при этом доступ к ней других пользователей. Этот режим аналогичен работе с книгой в традиционной библиотеке.
На базе коллекций электронных книг и других электронных документов на локальных ПК в локальных и глобальных сетях создаются и функционируют электронные библиотеки.
Электронная библиотека
(от англ. "digital library" - "цифровая библиотека") - вид, как правило, общедоступной автоматизированной информационной системы, содержащей машиночитаемые (электронные) документы.Данное понятие неоднозначно. Первые работы по созданию электронных библиотек (ЭБ) велись в США в 1980-е годы. Под цифровыми библиотеками первоначально понимались библиотеки, хранящие и предоставляющие машиночитаемые электронные ресурсы, полученные в результате оцифровки традиционных документов.
Другое, используемой в данной области, понятие – это “виртуальные библиотеки”. К ним обычно относят ЭБ, которые предоставляют не собственные электронные информационные ресурсы, а лишь ссылки на материалы, имеющиеся в Интернет-пространстве.
Существуют и другие понятия, например, “Гибридная библиотека” (англ. “hybrid library”) – комбинированная библиотека, включающая традиционные и новые машиночитаемые виды носителей информации и информационных продуктов и услуг; “Полимедиа библиотека”, определяемая как синоним “гибридной библиотеки”; “библиотека без стен”, “библиотека без расстояний”, “библиотека без границ”, позиционируемые как часть общемировой сети, как библиотеки всегда открытые и используемые без ограничений и др. Отметим, что обычно всё же используется термин “электронная библиотека”.
В начале – середине 1990-х годов большинство промышленно развитых стран начали создавать подобные системы, функционирующие в Интернете. Использование ЭБ обеспечивается программными средствами с единым интерфейсом доступа из одной точки к содержащимся в этих библиотеках текстам, изображениям и другим видам информационных ресурсов, а также ссылкам на другие информационные ресурсы. ЭБ включает одну или более электронных коллекций (массивов электронных документов, обладающих однотипными формальными признаками, и содержащих любую информацию в цифровой форме). Они могут объединять собственные (внутренние) и внешние информационные ресурсы, к которым обеспечивается единый интерфейс доступа с помощью соответствующих технических, программных средств и протоколов. ЭБ помогают обучаемым и преподавателям экономить время на получение нужной им литературы, что очень важно при работе в режимах активного (в том числе дистанционного) обучения. Подобная библиотека функционирует на сайте МФПА.
Электронный офис
Практически в любых организациях, предприятиях, учреждениях, ведомствах, фирмах, учебных заведениях и т.п. функционируют различные информационные потоки. Если деятельность таких организаций в значительной степени связана с использованием компьютерных информационных технологий, средств и методов преобразования информации, то их обычно называют электронными офисами. Они представляют собой систему автоматизации работы учреждения, основанную на применении компьютерной техники.Использование Интернета позволило создать разновидность электронного офиса, получившую название “виртуальный офис”. В этом случае основные функции информационного обслуживания управленческой деятельности и информационные ресурсы не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещением, оборудованием, персоналом и т. п.), а пространственно распределены в различных узлах информационной сети.